順番待ち予約とは、病院の診察や飲食店の案内を受ける順番を、事前または当日に確保できる仕組みのことです。
従来は、整理券や番号札を現地で受け取る方式が一般的でした。
しかし、近年では、スマートフォンやタブレットから、インターネット上で受付ができる「順番待ち予約システム」が提供され始め、飲食店やクリニック、レジャー施設とさまざまな場所・シーンで普及しています。
そんな順番待ち予約システムは数多くの種類が提供されており、それぞれで機能や料金体系、サポートなどが大きく異なり、利用シーンによって選定すべきものが異なります。
本記事では、順番待ち予約について、基本機能や導入するメリットを交えて解説します。
自治体窓口や病院、飲食店などの順番待ちを可視化できるクラウドサービスビヨンド整理券！
プリンターとの接続を必要としない、完全ペーパーレスのシステムなので、インターネット環境とタブレットがあれば今日からでも導入できます。
月額3,300円で導入可能なので、受付コスト削減、待ち時間削減、クレーム削減にピッタリ！
まずはメールで届く資料をご確認ください！
＼営業連絡なし！／
【前提】順番待ち予約とは、来訪前に順番を確保する仕組み
順番待ち予約とは、来訪予定の施設や店舗で案内を受ける順番を、来店前や来店時にあらかじめ確保できる仕組みのことです。
従来の順番待ち予約は、来訪者が店頭や施設に直接足を運び、整理券や番号札を受け取ったうえで現地で待機する必要がありました。この方法では混雑する時間帯には長時間の待機を強いられるケースも多く、来訪者の負担が大きい点が課題となっていました。
しかし、昨今では、スマートフォンやタブレットで完結できる順番待ち予約システムが登場しています。QRコードやWebサイトから事前に順番を確保し、待ち時間の目安や呼び出し通知もスマートフォンで受け取れるため、現地で長時間待つ必要がありません。
上記のような点から、順番待ち予約システムは、待ち時間の効率化や顧客満足度の向上を目的に、飲食店やクリニック、美容院、レジャー施設などの幅広い業種で導入が進んでいます。
順番待ち予約システムの基本機能
順番待ち予約システムには、受付や管理、通知などの基本機能が備わっています。これらの機能は、導入することで利用者の待ち時間の短縮だけでなく、店舗側の受付業務の効率化にもつながります。
このようなことから、導入を検討する際には、それぞれの機能がどのような役割を果たすのかを理解しておくことが大切です。事前に把握しておけば、導入後の運用イメージが明確になり、自社に必要な機能の見極めにも役立ちます。
ここでは、順番待ち予約システムの基本機能について、以下5点を解説します。
①リモート受付
リモート受付は、利用者が店舗や施設に足を運ばなくても、WebサイトやSNS上のQRコードからオンラインで順番を取得できる機能です。
この機能を利用すれば、自宅や外出先など場所を問わず受付ができるため、混雑する時間帯に現地で長時間待機する必要がなくなります。時間に制約がある顧客にとって、移動前に順番を確保できる点は大きなメリットになります。
加えて、店舗側も受付窓口への集中を分散できるようになるため、スタッフの負担軽減につなげられるでしょう。
②店舗での受付番号発行
店舗での受付番号発行は、来店した利用者がタッチパネルや発券機を操作し、その場で受付番号を取得できる機能です。
この機能は、スマートフォンの操作に慣れていない利用者でも、画面の案内に従って簡単に受付を済ませられます。来店した順番がシステム上で自動的に管理されるため、受付スタッフが手作業で番号を振り分ける手間も発生しません。
上記のような機能により、受付の公平性を保ちながら、店頭での対応にかかる手間を減らせます。
③待ち時間の目安表示
待ち時間の目安表示は、現在の待ち人数や案内までのおおよその時間を、モニターやスマートフォンの画面にリアルタイムで表示する機能です。
顧客にとっては、「あとどのくらい待てば良いか？」が把握でき、待ち時間のストレスが軽減されます。店舗側も待ち時間の問い合わせ対応が減り、接客や本来の業務に集中しやすくなります。
結果的に、顧客と店舗の双方にとって、待ち時間にまつわる不満やトラブルを抑えやすくなるでしょう。
④順番の呼び出し
順番の呼び出しは、利用者の順番が近づいた際に、アプリのプッシュ通知やSMS、メールなどで自動的に知らせる機能です。
従来のように、店内で番号が呼ばれるのを待ち続ける必要がなく、近隣の店舗で時間をつぶしたり、車内で待機したりと、待ち時間の使い方の自由度が広がります。店舗側としても、呼び出しの聞き逃しによるトラブルや、スタッフが大声で呼び出す手間を減らせます。
上記のことから、呼び出し機能は、利用者の満足度向上と店舗の受付フロー円滑化を同時に実現できる機能といえるでしょう。
⑤顧客情報の分析
顧客情報の分析は、受付時に取得した来店人数や来店時間帯、待ち時間などのデータを集計し、レポートとして可視化する機能です。
蓄積されたデータを分析すれば、曜日や時間帯ごとの混雑傾向を把握でき、スタッフの配置やシフト調整に活用できます。加えて、リピーターの来店頻度や利用傾向の把握にも役立ち、キャンペーンやサービス改善の施策立案にもつなげられます。
データにもとづいた改善を繰り返せば、店舗運営の効率化と顧客満足度の向上を同時に目指せるでしょう。
【具体例】順番待ち予約システムが導入されている業種
順番待ち予約システムは、病院や飲食店だけでなく、美容院やレジャー施設など、さまざまな業種で導入が進んでいます。業種によって顧客層や来店の傾向が異なるため、活用方法や得られる効果にも違いがあります。
このような点から、導入を検討する際には、自社に近い業種の事例を把握しておくことが大切です。
ここでは、順番待ち予約システムが導入されている業種について、以下の4点を解説します。
①飲食店：スシロー
回転寿司チェーンのスシローでは、公式アプリやLINEから順番待ち予約ができるシステムを導入しています。
導入前は、休日や夕食の時間帯に店頭で60分以上待つケースも珍しくなく、長い待ち時間につながる課題を抱えていました。
このようななか、順番待ち予約システムを導入し、顧客がアプリ上で来店前に受付を済ませ、呼び出し通知を受けてから来店する流れが定着しています。結果、店内の混雑が緩和され、利用者も待ち時間を自由に過ごせるため、顧客満足度の向上にもつながっています。
②美容院・サロン：QB HOUSE
ヘアカット専門店のQB HOUSEでは、上位ブランドの「QB PREMIUM」で、専用アプリからの順番待ち受付や日時予約に対応しています。
導入前は、実際に店舗まで行かなければ混雑状況がわからず、来店してから長時間待つケースも発生していました。
アプリの導入により、利用者はWebサイトやアプリで事前に待ち状況を確認してから来店が可能となりました。このような仕組みによって、限られた時間でヘアカットを済ませたい方を中心に、利便性が向上しています。
③病院・薬局：クオール薬局
全国に薬局を展開するクオール薬局では、LINEアプリを活用した処方箋の事前送信サービスを導入しています。
従来の薬局では処方箋を窓口に提出したあと、調剤が完了するまで店内で待つ必要がありました。
他方、クオール薬局では、LINEで処方箋の画像を事前に送信しておけば、お薬の準備ができたタイミングで通知が届くため、薬局での待ち時間を大幅に短縮できます。このようなサービスによって、局内での滞在時間が短縮され、二次感染のリスク軽減にも役立っています。
④レジャー施設・テーマパーク：ラウンドワン
ボウリングやカラオケなどを展開するラウンドワンでは、公式アプリやWebサイトから順番待ちの申し込みや来店日時の予約ができるシステムを導入しています。
導入前は、休日や祝日に施設へ到着してから長時間並ぶケースが多く、待ち時間が負担になっていました。
しかし、アプリの導入によって、店舗ごとの混雑状況をリアルタイムで確認でき、順番待ちの申し込みや時間指定の予約がおこなえるようになりました。その結果、利用者は混雑を避けるタイミングを選びやすくなり、施設側も受付業務の効率化を実現しています。
順番待ち予約システムを導入する5つのメリット
順番待ち予約システムを導入すれば、顧客の待ち時間の短縮やスタッフの業務効率化など、さまざまなメリットが得られます。ただ、得られる効果はサービスや運用方法によって異なるため、すべての施設で同じ成果が出るとは限りません。
このような点から、導入を判断する際には、メリットの全体像を事前に把握しておくことが大切です。
ここでは、順番待ち予約システムを導入する5つのメリットについて解説します。
①店舗の混雑を避けられる
順番待ち予約システムを導入していない店舗では、来店した顧客が受付から案内までの間、店内や入口付近に滞留しやすくなります。混雑が目に見える状態になると、新規の来店客が「混んでいるから別の店にしよう」と判断するケースも少なくありません。
順番待ち予約システムを導入すれば、顧客は自分の順番が近づくまで店外で待機でき、店内の待ち人数を抑えられます。
店舗の混雑が緩和されることで、既存の顧客に快適な空間を提供できるだけでなく、新規顧客の来店ハードルも下がるでしょう。
②スタッフが受付業務をしなくて済む
従来の受付業務では、来店した顧客の名前や人数を聞き取り、順番を管理し、呼び出すまでの一連の対応をスタッフが手作業でおこなう必要がありました。混雑時にはこの業務に時間を取られ、ほかの接客や作業が滞りがちになります。
順番待ち予約システムを導入すれば、この受付や呼び出しが自動化されるため、スタッフの業務負担を大幅に削減できます。
受付にかけていた時間を接客やサービスの向上に充てられるため、店舗全体の運営効率が高まりやすくなるでしょう。
③顧客の負担を軽減できる
順番待ち予約システムがない店舗では、顧客は受付を済ませたあとも店内で待ち続ける必要があり、時間や体力の面で負担がかかりやすい傾向があります。体調がすぐれない患者や待つのが苦手な方にとって、長時間の待機は大きなストレスです。
順番待ち予約システムを導入すれば、自宅や車内、近隣の店舗など、顧客が自由な場所で待機できます。
待ち時間に対する顧客の負担が軽減されることで、店舗への満足度やリピート率の向上にもつながります。
④機会損失を防ぎやすい
混雑している店舗に来店した顧客が、待ち時間の長さを理由にそのまま帰ってしまうケースは珍しくありません。店舗としては、来店意欲のあった顧客を逃すことになり、売上の機会損失が発生します。
そのため、順番待ち予約システムを導入し、オンラインから順番を確保できる仕組みを整えれば、顧客は「後から来店すればよい」と判断しやすくなり、離脱を防ぎやすくなります。
事前の受付によって空席や空き枠を無駄なく埋められるため、ピーク時間帯の稼働率向上にもつながるでしょう。
⑤ユーザー情報から顧客分析ができる
順番待ち予約システムでは、来店人数や来店時間帯、利用頻度などのデータが収集できます。紙の整理券やスタッフの記憶に頼る方法では、こうしたデータを正確に収集することは困難です。
このデータを活用すれば、曜日ごとの混雑傾向やピーク時間帯を把握でき、スタッフの配置やキャンペーンの実施時期を判断する材料になります。
データにもとづいた店舗運営を実現すれば、経験や勘に頼らない的確な意思決定につなげやすくなるでしょう。
【重要】順番待ち予約システムの選び方
順番待ち予約システムは、提供会社によって機能や料金体系、サポート体制が大きく異なります。自社の業種や規模に合わないシステムを選んでしまうと、導入後に十分な効果を得られないおそれがあります。
このような事態を避けるためにも、選定時に確認すべきポイントを事前におさえておくことが大切です。
ここでは、順番待ち予約システムの選び方について、以下5点を解説します。
①必要な機能がついているか？
順番待ち予約システムは、基本的な受付機能のみのものから、顔認証やAI音声認識を搭載した高機能なものまで幅広く存在します。
ただ、機能が豊富であったり、高度な内容であったりするほど導入コストが高くなる傾向にあるため、すべての機能を求める必要はありません。
このような点を踏まえ、まずは自社の受付フローや課題を洗い出し、優先度の高い機能を明確にしましょう。リモート受付や待ち時間の要否など、具体的な項目を整理すれば、過不足のないシステムを選びやすくなります。
②顧客やスタッフが使いやすいか？
順番待ち予約システムは、顧客とスタッフの双方が日常的に操作するものです。
そのため、操作が複雑なシステムを導入してしまうと、顧客が途中で操作を諦めたり、スタッフの対応工数が増えてしまったりするおそれがあります。
このことから、画面のデザインや操作ステップなどの使いやすさを事前に確認しておきましょう。無料トライアルやデモ画面が用意されている場合は、導入前に実際の操作感を試しておくと安心です。
③サポート体制が充実しているか？
順番待ち予約システムは、導入時の初期設定だけでなく、運用中のトラブル対応やアップデートへの対応も必要になります。
そのため、サポートが不十分なシステムを選んでしまうと、不具合が発生した際に受付業務が停止するリスクもあります。
上記を踏まえ、問い合わせ窓口の対応時間や対応方法、サポート期間などを事前に確認しておきましょう。初めてシステムを導入する場合は、導入支援や操作研修が含まれているサービスを選ぶと、スムーズに運用を開始しやすくなります。
④費用が自社と合っているか？
順番待ち予約システムの料金体系は、月額固定型や利用人数に応じた従量型など、サービスごとに異なります。月額料金が安く見えても、初期費用やオプション費がかさむケースもあるため注意が必要です。
この点を踏まえ、月額料金だけでなく初期費用やオプション費を含めた総額で比較し、自社の予算に見合うかを判断しましょう。導入効果と費用のバランスを見極めることで、コストに見合った投資ができます。
⑤自社のシステムと相性がいいか？
順番待ち予約システムのなかには、POSレジや予約管理ツール、チャットツールなど、既存のシステムと連携できるものもあります。連携が取れないシステムを導入した場合、データの手入力や二重管理が発生し、業務効率がかえって低下しかねません。
このような事態を避けるためにも、自社で利用中のツールやシステムとの連携可否を事前に確認しておきましょう。
既存の業務フローに組み込みやすいシステムを選べば、導入後の定着もスムーズに進みやすくなります。
順番待ち予約システムを導入する際に知っておくべき注意点
順番待ち予約システムは多くのメリットがある一方で、導入にあたっていくつかの注意点が存在します。これらを把握せずに導入してしまうと、想定していた効果が得られなかったり、顧客やスタッフの混乱を招いたりするケースも少なくありません。
このような事態を避けるためにも、導入前にどのような注意点があるのかを理解しておくことが大切です。
ここでは、順番待ち予約システムを導入する際に知っておくべき注意点について、以下3点を解説します。
①コストが発生する
順番待ち予約システムは、導入時の初期費用だけでなく、月額利用料やオプションの追加料金など、運用を続ける限り費用が発生し続けます。売上規模に対してコスト負担が大きいと、長期的に経営を圧迫しかねません。
このリスクを抑えるためには、無料トライアルや小規模プランから始め、効果を見ながら段階的に機能を拡張していくことが大切です。
②高齢層には使いにくい可能性がある
順番待ち予約システムの多くは、スマートフォンやタブレットでの操作を前提としています。デジタル機器に不慣れな高齢者にとっては、受付や順番確認の操作がハードルになる場合があります。
対策として、従来の窓口対応を併用したり、操作案内を店頭に掲示したりするなど、誰でも利用しやすい環境を整えておくと安心です。
③呼び出し時に不在のリスクがある
順番待ち予約システムでは、顧客が店外で自由に待機できる反面、呼び出し通知に気づかず、順番が来ても不在になるリスクがあります。不在が続くとほかの顧客の案内が滞り、全体の回転率にも影響しかねません。
このリスクを抑えるためには、呼び出し前にリマインド通知を送る機能や、一定時間不在の場合に自動で順番を繰り下げるルールを設定しておきましょう。
ビヨンド整理券ならリモートで順番待ち予約が可能！
出典：ビヨンド整理券
ビヨンド整理券は、スタッフの負担を軽減しつつ施設や店舗の順番待ちをおこなえ、受付業務を効率化できるシステムです。
このシステムは、自宅や出先から受付できる「リモート受付」やスマートフォンに目安時間を表示する「待ち時間目安表示」を搭載しています。ほかにも、順番が近づくとメールやLINEに通知が届く「呼び出し」機能があり、顧客は自身の順番が来たら確認が可能です。
施設運営者向けには、受付項目をカスタマイズできる機能や受付可能時間・上限数を設定できる機能、来店傾向を可視化する「分析レポート」機能も備わっています。
初月は無料でトライアル利用ができ、機能制限もないため、実際に使ってみてから自社に合っているか判断できるでしょう。
| サービス名 | ビヨンド整理券 |
| 料金（税込） | 初期費用：無料 月額：3,300円 |
| おもな機能 | ・リモート受付 ・呼び出し ・待ち時間表示 ・受付制限 ・入力項目カスタム ・分析レポート |
| 運営会社 | BPS株式会社 |
【まとめ】順番待ち予約システムを活用してスムーズな店舗運営を実現しよう
本記事では、順番待ち予約について、基本機能や導入するメリットを交えて解説しました。
順番待ち予約は、来店前や来店時に順番を確保できる仕組みであり、顧客の待ち時間短縮や店舗の混雑緩和に役立ちます。近年は、リモート受付や待ち時間表示などの機能を備えたシステムもあり、導入すればスタッフの業務負担軽減や機会損失の防止にも効果が期待できます。
ただ、システムごとに機能や料金体系、サポート体制が異なるため、自社の業種や規模に合ったサービスを選ぶことが欠かせません。
導入後に「思ったより使いにくい」「コストに見合わない」と感じることのないよう、本記事で紹介した選び方や注意点を参考に、慎重に検討を進めることが大切です。
なお、「ビヨンド整理券」では、初月無料で全機能を制限なく利用できるトライアルを実施しています。コストを抑えて順番待ち予約を始めたい場合は、この機会にぜひ導入を検討してください。
