整理券システムとは、オンライン上で整理券を発行し、順番待ちや予約状況を一元的に管理できるシステムのことです。従来の紙の整理券に代わり、タブレットやスマートフォンで、受付から呼び出しまでをデジタル化できる仕組みとして注目されています。
このような特徴から、飲食店や医療機関、イベント会場など、待ち時間が発生しやすい場所やシーンを中心に導入が進んでいます。これはシステムを導入することによって、受付業務の効率化と顧客満足度の向上を同時に実現できる点が後押ししているでしょう。
ただ、サービスごとに機能や料金が異なるため、自社に合ったシステムを選ぶには各サービスの特徴を把握しておくことが欠かせません。
本記事では、整理券システムについて、おもな機能やおすすめサービス5選、選び方もあわせて解説します。
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整理券システムとは、オンライン上で整理券を発行し、管理するもの
整理券システムとは、オンライン上で整理券・番号を発行し、順番待ちや予約状況の管理を一元的におこなえるシステムのことです。店頭のタブレットから受付・発券できるほか、顧客のスマートフォンからオンラインで順番待ちを受け付ける機能も備わっています。
そんな整理券システムには、リアルタイムでの待ち状況の可視化と、LINEやメールなどによる自動呼び出しが可能な点に大きな特徴があります。加えて、顧客側にもメリットがあり、店舗や会場での待ち時間を大幅に抑えることが可能です。
このような特徴から、整理券システムは紙の整理券で生じやすい読み間違いや順番の取り違えといった課題にも対応でき、日々、需要が高まっています。
整理券システムのおもな機能とは？
整理券システムの機能は、整理券・番号の発行や、順番待ち・予約状況の確認だけではありません。具体的には、呼び出しや分析レポートの作成、多言語の切り替えやクーポン・特典の付与といった整理券運営をサポートするさまざまな機能が備わっています。
上記のようにさまざまな機能が存在しているものの、その内容を理解しておかなければ、自社にふさわしいサービスの選定は難しいでしょう。
ここでは、整理券システムのおもな機能について、以下7点を解説します。
①整理券・番号の発行
整理券・番号の発行とは、店頭のタブレットやスマートフォンから受付番号を発行し、来訪者の順番を管理する機能です。紙の整理券を印刷するタイプのほか、QRコードを活用してスマートフォン上にデジタル整理券を表示するタイプもあります。
この機能によって、受付時の手書きや口頭確認が不要になるため、名前の読み間違いや書き間違いを防ぎたい場面に適しています。
②順番待ち・予約状況の管理
順番待ち・予約状況の管理とは、現在の待ち組数や各顧客のステータスをリアルタイムで把握し、一元管理する機能です。管理画面から待ち状況を確認できるほか、店内モニターやWebサイト上に待ち組数を表示して、顧客側からも混雑状況を確認できるサービスもあります。
順番待ち・予約状況の管理機能によって、混雑時の案内順序を正確に管理できるため、スタッフの受付業務の負担軽減につながるでしょう。
③呼び出し
呼び出しとは、顧客の順番が近づいた際に、LINEやメール、自動音声電話などで通知を送信できる機能です。スタッフが直接顧客を呼びに行く必要がなくなるだけでなく、顧客も自分の順番を気にせず待ち時間を過ごせるようになります。
上記のような特徴から、呼び出し機能は施設から離れた場所で待機したい顧客が多い店舗や、待合スペースが限られている施設に適した機能といえます。
④分析レポートの作成
分析レポートの作成とは、来店人数や待ち時間の平均値、混雑する曜日や時間帯などを集計し、レポートとして表示する機能です。蓄積されたデータをもとに来店傾向を分析し、スタッフのシフト調整や店舗運営の改善に役立てられます。
このような特徴から、分析レポートの作成はデータにもとづいた業務改善をおこないたい場合に有効な機能といえるでしょう。
⑤多言語の切り替え
多言語の切り替えとは、受付画面や通知メッセージの表示言語を複数の言語に対応させる機能です。日本語のほか、英語や中国語、韓国語などに対応しているサービスもあり、外国人利用者への案内をスムーズにおこなえます。
このように、多言語の切り替えの機能は、訪日観光客の来訪が見込まれる施設にとっては重宝したい機能の1つといえるでしょう。
⑥クーポン・特典の付与
クーポン・特典の付与とは、整理券の発行や順番待ちの登録を通じて、顧客にクーポンや割引などの特典を配信する機能です。待ち時間中にクーポンを提示すれば、追加注文やリピート来店の促進が期待できます。
分析レポートの作成とあわせて利用できれば、効果的なリピーター獲得を目指せる施策が展開できるようになります。
⑦外部ツールの連携
外部ツールの連携とは、POSレジや予約管理システム、LINE公式アカウントなど、既存の業務ツールと整理券システムを連携させる機能です。連携によって、顧客情報や来店履歴を一元的に管理でき、受付から会計までの業務フローを効率化できます。
店舗やイベント運営にあたってはさまざまな既存システムが存在するため、連携機能があるだけでもスムーズな導入が可能となります。
整理券システムを導入する5つのメリット
整理券システムは、商品・サービスの販売やイベントの実施などのさまざまなシーンで利用できます。
ただ、活用にあたっては、整理券システムのメリットを知っておく必要があります。たとえば、業務の効率化やマーケティング施策への活用など数多くのメリットがあるため、本記事で解説する内容を最低限理解しておきましょう。
ここでは、整理券システムを導入する5つのメリットについて、解説します。
①【運営側】整理券にまつわる業務の効率化
整理券システムでは、受付・発券・呼び出しの一連の業務をデジタル上で完結できます。自動呼び出し機能によってスタッフが直接顧客を呼びに行く手間も省くことが可能です。
上記のように整理券システムの機能を活用できれば、受付に専任スタッフを配置する必要がなくなり、整理券にまつわる業務の効率化が期待できるでしょう。
②【運営側】管理ミスによるトラブルを削減
整理券システムは、受付番号の発行や順番の管理をシステム上で自動的におこないます。
これによって、紙の受付表や口頭での確認では発生しやすい、名前の読み間違いや順番の取り違えを防止することが可能です。結果、管理ミスに起因するクレームやトラブルの削減につながります。
③【運営側】マーケティング施策への活用
整理券システムには、来店人数や混雑する時間帯などのデータを蓄積・分析する機能が備わっています。加えて、LINE公式アカウントとの連携により、友だち登録を促進して販促メッセージを配信できるサービスもあります。
このような機能を活用すれば、データにもとづいたマーケティング施策の立案が可能です。
④【顧客側】待ち時間の短縮
整理券システムでは、顧客のスマートフォンに待ち時間の目安や待ち組数をリアルタイムで表示できます。
順番が近づいた際にはLINEやメールで自動通知が届くため、顧客は待合スペースで長時間待機する必要がありません。本来生じたはずの待ち時間を買い物や休憩に充てられるため、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。
⑤【顧客側】遠隔での受付
整理券システムのなかには、Webサイトやアプリから、店舗に行かずにオンラインで順番待ちの受付をおこなえるサービスもあります。
このようなサービスを利用すれば、自宅や外出先から事前に受付を済ませられるため、店頭での待ち時間を大幅に削減することが可能です。結果、顧客は自分のタイミングで受付をおこなえるようになり、利便性の向上につながります。
【最新】おすすめの人気整理券システム5選！
整理券システムは、サービスによって対応業種や搭載機能、料金体系が異なります。たとえば、LINEとの連携を強みとするサービスや、大規模施設向けの発券機を提供するサービスなど、それぞれに特色があります。
このような事情を踏まえ、自社の業種や運用規模に合ったサービスを比較検討する姿勢が大切です。複数のサービスの特徴を把握したうえで、自社の課題を解決できるものを選びましょう。
ここでは、おすすめの人気整理券システム5選について、紹介します。
①ビヨンド整理券
出典：ビヨンド整理券
ビヨンド整理券とは、あらゆる施設・店舗の順番待ちを可視化し、受付業務を効率化できるクラウド型の整理券システムです。
このサービスでは、リモート受付機能を搭載しており、施設のWebサイトやSNSにQRコードを掲載するだけで、顧客が自宅や外出先から順番待ちの受付をおこなえます。また、受付時の入力項目は自由にカスタマイズでき、施設の特性に合わせた運用が可能です。
加えて、初月無料のトライアル期間中も機能制限がなく、本契約以降も5施設までは月額3,300円（税込）と安価な価格で利用できます。
このような特徴から、ビヨンド整理券はコストを抑えて導入を検討している施設・店舗に適したサービスといえるでしょう。
| サービス名 | ビヨンド整理券 |
| 料金（税込） | 初期費用：無料 月額：3,300円 |
| おもな機能 | ・リモート受付 ・呼び出し ・待ち時間表示 ・受付制限 ・入力項目カスタム ・分析レポート |
| 運営会社 | BPS株式会社 |
②matoca
出典：matoca
matocaとは、誰でも簡単に整理券を発行できる利便性の高さが売りのLINEミニアプリです。
このサービスでは、顧客がLINEからワンタップで発券できるシンプルな操作性を強みとしており、アプリのインストールや会員登録が不要な設計になっています。順番が近づくとLINEに自動で通知が届くほか、LINEを利用していない顧客には電話呼び出しにも対応しています。
上記の点を踏まえると、matocaはLINE連携を重視する店舗に適したサービスといえるでしょう。
| サービス名 | matoca |
| 料金（税込） | 問い合わせ |
| おもな機能 | ・ミニアプリ ・ボットリンク ・自動電話呼び出し ・待ち組数・待ち時間表示 |
| 運営会社 | 株式会社ブレイブテクノロジー |
③順番待ち子ちゃん
出典：順番待ち子ちゃん
順番待ち子ちゃんとは、LINEミニアプリを活用し、順番待ちの受付・発券・呼び出しを全自動でおこなえる整理券システムです。
このサービスでは、来店者リストの管理から呼び出しまでを自動化でき、スタッフの受付業務を大幅に軽減できます。加えて、離脱した顧客へのフォローメッセージやクーポン配信による再来店促進機能も備わっています。
上記のような特徴から、順番待ち子ちゃんは受付の自動化とLINEマーケティングを同時に実現したい店舗におすすめのサービスといえるでしょう。
| サービス名 | 順番待ち子ちゃん |
| 料金 | スタンダード：月額7,800円 Pro：月額9,800円 エンタープライズ：問い合わせ |
| おもな機能 | ・LINE受付 ・全自動順番管理 ・LINE通知 ・再来店促進 ・多言語対応 |
| 運営会社 | 株式会社ヤプリフードコネクト |
④MyJunban
出典：MyJunban
MyJunbanとは、iPadを受付端末として活用し、初期費用無料で導入できるクラウド型の順番待ちシステムです。
このサービスでは、LINE、自動音声電話、メールの3つの呼び出し方法に対応しており、顧客の利用環境に合わせた通知が可能です。30日間の無料トライアルも用意されているため、導入前に操作感を試したい際にも利用できます。
上記のような特徴から、整理券システムの導入や運用にあたってのコストを大幅に抑えたい店舗・施設におすすめです。
| サービス名 | MyJunban |
| 料金（税込） | スタンダード：月額6,578円 プレミアム：月額8,778円 日時指定予約：月額10,978円 |
| おもな機能 | ・セルフ受付 ・呼び出し ・オンライン順番受付 ・レポート |
| 運営会社 | Twelvebits株式会社 |
⑤EPARK
出典：EPARK
EPARKとは、国内数万施設以上で利用されている大規模な順番待ち予約プラットフォームです。
このサービスでは、店頭の専用発券機やWebサイトからの順番待ち受付に加え、日時を指定した予約受付にも対応しています。また、顧客管理機能も充実しており、販促メール配信やクーポン施策など、リピーター獲得に向けた施策を継続的に実施できます。
複数チェーン店を展開する飲食店に適したサービス内容と評価できるでしょう。
| サービス名 | EPARK |
| 料金（税込） | 問い合わせ |
| おもな機能 | ・スマホ順番受付 ・日時指定受付 ・メール・電話・LINE呼び出し ・HP連携 ・レポート |
| 運営会社 | 株式会社EPARK |
整理券システムを選ぶ際のポイントとは？
整理券システムは、サービスごとに搭載機能や料金体系、対応業種が異なるため、導入前の比較検討が欠かせません。自社の業種や運用規模、顧客層に合わないサービスを選んでしまうと、導入後に機能の過不足やコストの増大といった課題が生じるおそれがあるためです。
このような点を踏まえ、導入前にチェックすべきポイントを整理しておきましょう。
最後に、整理券システムを選ぶ際のポイントについて、以下5点を解説します。
①基本機能
整理券システムの基本機能は、受付・発券・呼び出し・順番管理といった機能のことであり、サービスによってはオンライン受付や外部モニター表示が基本プランに含まれない場合もあります。
このような点を踏まえて、自社の運用に必要な機能がプランに含まれているかを確認しておきましょう。
②オプション機能
整理券システムのなかには、LINE連携や分析レポート、多言語対応といった機能をオプションとして提供しているサービスもあります。オプション機能であった場合には、基本プランには含まれないため、別途費用が発生するケースが一般的です。
上記を踏まえて、オプション機能の内容と費用を見積もりの段階で確認しておきましょう。
③コスト
整理券システムのコストは、初期費用と月額利用料の2つに大別されます。初期費用が無料のサービスもあれば、専用端末の購入が必要なサービスもあるため、導入時の総額を把握しておく必要があります。
このようなことから、整理券システムを検討する際には、月額料金だけでなく従量課金やオプション費用も含めたランニングコスト全体で比較しましょう。
④ユーザー側の操作
整理券システムは、顧客側の操作性も選定時の判断材料になります。
もし、アプリのインストールや会員登録が必要なサービスの場合、利用率が低下する可能性があります。
上記を踏まえて、顧客が直感的に操作できる設計かどうかを確認しておきましょう。デジタル機器に不慣れな顧客が多い施設では、紙の整理券との併用が可能なサービスも選択肢の1つです。
⑤トライアル・試用期間
整理券システムのなかには、無料トライアルや試用期間を設けているものも存在します。
このトライアルを活用できれば、実際の運用環境で操作感を確認できるため、導入後のギャップを抑えることが可能です。そのため、検討しているサービスにトライアルがあるかどうかは大切なポイントといえます。
【まとめ】整理券システムで、顧客の満足度を高めよう！
本記事では、整理券システムについて、おもな機能やおすすめサービス5選、選び方もあわせて解説しました。
整理券システムは、受付・発券・呼び出しをデジタル化し、運営側の業務効率化と顧客の待ち時間に対するストレス軽減を同時に実現できるツールです。
ただ、サービスごとに機能や料金体系が異なるため、基本機能やコスト、顧客側の操作性などを比較したうえで判断する必要があります。
上記を踏まえ、本記事で紹介したサービスの特徴や選び方を参考に、自社に合った整理券システムの導入を検討してみてください。
BPS株式会社が提供する「ビヨンド整理券」では、初月無料のトライアルを実施しており、トライアル期間中も機能制限なく利用できます。本契約以降も5施設までは月額3,300円（税込）と安価に利用できることから、この機会にぜひ、導入を検討してください。
